TIETOSUOJASELOSTE

Kahdeksas Huone -palveluita tarjoaa Nitrofoni Oy. Tämä tietosuojaseloste koskee näihin palveluihin liittyvää henkilötietojen käsittelyä. Käyttämällä palveluitamme, verkkosivustoamme tai ottamalla meihin yhteyttä hyväksyt henkilötietojesi käsittelyn tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Rekisterinpitäjä: Nitrofoni Oy, Y-tunnus 2164600-3

Yhteyshenkilö: sari@sarirantaniemi.fi

2. Rekisterin nimi

Kahdeksas Huone - henkilötietorekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään palveluiden toteuttamista, asiakassuhteen hoitamista, yhteydenpitoa, laskutusta ja palveluiden kehittämistä ja markkinointia varten. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisteröidyn henkilön ja rekisterinpitäjän välinen sopimus. Markkinoinnin osalta käsittely perustuu rekisteröidyn henkilön antamaan suostumukseen.

4. Rekisterin tietosisältö

Henkilötietoja kerätään vain siinä laajuudessa kuin se on näiden tarkoitusten kannalta tarpeellista.

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

• nimi

• postiosoite

• sähköpostiosoite

• puhelinnumero

• laskutustiedot

• tiedot tilatuista palveluista

• asiakassuhteeseen liittyvä viestintä

• asiakastyön toteuttamisen kannalta tarpeelliset muistiinpanot

• muut asiakkaan itse antamat asiakassuhteen kannalta tarpeelliset tiedot

Verkkosivujen käytön yhteydessä voi muodostua teknisiä tietoja, kuten IP-osoite, vierailun ajankohta, käytetty laite ja selain sekä tietoa siitä, miten verkkosivuja käytetään. Rekisterinpitäjä voi verkkosivustollaan kerätä tietoa sivun käytöstä evästeillä.

5. Henkilötietojen tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä henkilöltä itseltään. Tietoja voidaan kerätä sähköpostitse, puhelimitse, verkkosivujen yhteydenottolomakkeen kautta, sosiaalisen median tai pikaviestimien välityksellä, asiakastapaamisten yhteydessä sekä rekisteröidyn henkilön tekemien ajanvarausten, verkko-ostojen, uutiskirjetilausten ja muiden vapaaehtoisten yhteydenottojen kautta.

6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille ilman rekisteröidyn henkilön suostumusta, ellei luovuttaminen perustu lainsäädäntöön tai viranomaisen määräykseen.

Palvelun toteuttamiseen ja asiakassuhteeseen liittyviä tietoja sekä rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn henkilön välistä viestintää käsittelee ainoastaan palveluiden tuottamisesta vastaava henkilö.

Poikkeuksen muodostavat kirjanpitoon, laskutukseen ja mahdollisiin maksun palautukseen liittyvät tiedot, joita voi käsitellä yrityksen kirjanpidosta ja laskutuksesta vastaava henkilö siinä laajuudessa kuin työtehtävien hoitaminen edellyttää. Hänellä ei ole pääsyä palvelun toteuttamiseen tai asiakassuhteeseen liittyviin tietoihin eikä rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn henkilön väliseen viestintään.

7. Tietojen siirto EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Verkkosivujen käyttöön ja sähköpostiviestintään liittyviä henkilötietoja voidaan käsitellä myös EU- ja ETA-alueen ulkopuolella käytössä olevien it-palveluiden vuoksi. Muilta osin henkilötietoja ei siirretä EU tai ETA-alueen ulkopuolelle. Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä sekä palveluntarjoajien käyttämiä tietosuojaa turvaavia käytäntöjä.

Verkkosivut toimivat Squarespace-alustalla, jonka palvelimia sijaitsee Yhdysvalloissa. Tämän vuoksi verkkosivujen käytön yhteydessä kerättyjä henkilötietoja voidaan käsitellä myös EU- ja ETA-alueen ulkopuolella. Squarespace kuuluu EU ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen, jonka perusteella henkilötietojen suojasta huolehditaan EU:n tietosuojavaatimusten mukaisesti.

Sähköpostiviestintään käytetään Proton-palvelua, jonka tietojenkäsittelyä tapahtuu osittain Sveitsissä. Euroopan komission vastaavuuspäätöksen mukaan Sveitsin tietosuojan taso vastaa EU:n tietosuojavaatimuksia.

8. Rekisteritietojen säilytysajat

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on palvelun toteuttamisen, asiakassuhteen hoitamisen, yhteydenpidon ja laskutuksen ja kirjanpitolain kannalta tarpeellista. Henkilötiedot poistetaan rekisteröidyn henkilön pyynnöstä, ellei niiden säilyttämiselle ole lainsäädäntöön perustuvaa tai muuta perusteltua syytä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot, pyytää virheellisten tietojen korjaamista tai tietojen poistamista sekä vastustaa tai rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu). Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät pyynnöt ja kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse rekisterinpitäjälle.

10. Rekisterin suojaus

Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa ja lukollisessa kaapissa, johon on pääsy vain rekisterinpitäjällä. Sähköiset tiedot säilytetään käytössä olevissa sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa asianmukaisesti suojattuina.

Henkilötietojen käsittelyyn on oikeus vain rekisterinpitäjällä, sekä kirjanpidosta vastaavalla henkilöllä niiltä osin kuin se on työtehtävien hoitamisen kannalta välttämätöntä.

Rekisterinpitäjä ilmoittaa mahdollisista tietoturvaloukkauksista soveltuvan lainsäädännön mukaisesti viranomaisille ja tarvittaessa niille henkilöille, joita loukkaus koskee.

11. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää tarvittaessa esimerkiksi lainsäädännön, palveluiden tai toimintatapojen muuttuessa. Merkittävistä muutoksista tiedotetaan asianmukaisella tavalla. Tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 7.6.2026.